Überblick für die Administration

Der Administrationsbereich ist das Fundament unter allem anderen: Hier legen Sie fest, wie im Mandanten gearbeitet, gerechnet und exportiert wird. Fast jede Auswahlliste, jede Sollzeit und jeder Kontostand in den anderen Bereichen stammt aus den hier gepflegten Stammdaten und Einstellungen.

Für Administratorinnen und Administratoren

Dieser Bereich ist der Rolle Admin vorbehalten (der Report Designer zusätzlich der Rolle Verwaltung). Änderungen hier wirken sich auf alle Nutzenden des Mandanten aus. Wer welche Maske sieht, ist unter Rollen & Sichtbarkeit erklärt.

Die zwei Menüs

In der Navigationsleiste öffnen zwei Einträge den Administrationsbereich:

• Stammdaten — die Grunddaten des Mandanten: Personal, Zeitmodelle, Abrechnung, Erfassung und Fehlzeiten.
• Administration — die systemweiten Einstellungen: Konfiguration, Lizenzen, DATEV und der Report Designer.

Stammdaten

Personal Mitarbeitende und Abteilungen — wer im Haus ist und wie er organisiert ist.

Zeitmodelle Tages- und Wochenpläne, Pausengruppen und der Kalender — die Sollvorgabe.

Abrechnung Lohnarten, Zulagen, Umbuchungsschlüssel und der Monatsabschluss.

Erfassung Aufträge, Buchungsgründe und die Terminals, an denen gestempelt wird.

Fehlzeiten Fehlzeitenschlüssel und die Regeln, die Fehlzeiten automatisch erzeugen.

System, DATEV und Berichte

Konfiguration Die mandantenweiten Einstellungen — nach Kategorien geordnet.

Lizenzen Gebuchte Module und Nutzerzahlen. Was hier fehlt, fehlt allen.

DATEV Die Lohnbuchhaltungs-Schnittstelle: Profile und die Export-Matrix.

Report Designer Die Vorlagen der Auswertungs-Berichte verwalten und bearbeiten.

Rolle oder Lizenz — zwei Gründe, warum etwas fehlt

Ob eine Maske oder ein Feld erscheint, hängt an zwei unabhängigen Dingen:

	Rolle	Lizenz (Modul)
Legt fest	was eine Person darf	was das Unternehmen gebucht hat
Beispiel	Admin, Verwaltung	Auftragszeiterfassung, Schichtplanung

Fehlt in der Konfiguration ein Schalter mit einem Schloss-Symbol, ist das eine Lizenz-Frage — das Modul ist nicht gebucht. Fehlt ein ganzer Menüpunkt, ist es meist die Rolle. Siehe Rollen & Sichtbarkeit.

Wie die Stammdaten mit den anderen Bereichen zusammenhängen

Die Stammdaten sind kein Selbstzweck — sie speisen die Erfassung und die Auswertung:

flowchart LR
  WP["Wochenplan"] --> TP["Tagesplan"]
  TP --> PG["Pausengruppe"]
  TP --> ZG["Zulagen"]
  MA["Mitarbeiter"] --> WP
  MA --> AB["Abteilung"]
  MA --> DP["DATEV-Profil"]
  WP -. "Sollzeit" .-> BEW{{"Bewertung"}}
  FS["Fehlzeiten­schlüssel"] --> BEW
  BEW --> AUS["Auswertung"]

Kurz: Der Wochenplan einer Person bestimmt über die Tagespläne ihre tägliche Sollzeit; Pausengruppen und Zulagen verfeinern die Bewertung; Fehlzeitenschlüssel steuern, wie Abwesenheit zählt. Erst daraus entstehen die Zahlen, die die Verwaltung in den Auswertungen liest.