Überblick für die Verwaltung

Dieser Bereich beschreibt den Verwaltungsbereich der Zeiterfassung — also die Masken, mit denen Teamleitung und Personalabteilung die Zeiten anderer Personen prüfen, korrigieren und auswerten.

Wie Mitarbeitende ihre eigenen Zeiten buchen, steht unter Für Mitarbeitende; wie die Stammdaten und Einstellungen dahinter gepflegt werden, unter Für die Administration.

Die drei Bereiche

Sie erreichen alle hier beschriebenen Masken über den Eintrag Verwaltung in der linken Navigationsleiste. Ein Klick öffnet ein Flyout mit drei Kategorien:

Zeiten Die Rohdaten korrigieren: Kommt/Geht-Buchungen der Mitarbeitenden und die Zeiten, die auf Aufträge gebucht wurden.

Auswertung Die verdichteten Ergebnisse lesen: Soll, Ist und Saldo pro Tag, Monat, Mitarbeiter oder Auftrag.

Planung In die Zukunft schauen: Urlaubs- und Fehlzeitenanträge genehmigen, Schichten planen.

Wie die Bereiche zusammenhängen

Es lohnt sich, das Grundmodell einmal zu verstehen — fast jede Rückfrage aus der Praxis lässt sich damit beantworten.

flowchart LR
  T["Terminal · App · Web<br/>(Mitarbeitende buchen)"] --> P["Personalzeiten<br/><i>Anwesenheit</i>"]
  P --> B{{"Nächtliche<br/>Bewertung"}}
  B --> TE["Tagesauswertung<br/><i>Soll · Ist · Saldo</i>"]
  TE --> ME["Monatsauswertung"]
  ME --> MA["Monatsabschluss<br/><i>friert den Monat ein</i>"]
  P -. "Anteil" .-> A["Auftragszeiten<br/><i>Projektzeit</i>"]
  A --> AA["Auftragsauswertung"]
  F["Fehlzeiten<br/><i>Urlaub, Krank</i>"] --> B

Kurz gefasst:

• Personalzeiten sind die Rohdaten: „Frau Müller war von 08:00 bis 17:00 im Haus.”
• Auftragszeiten liegen innerhalb dieser Anwesenheit: „davon 3,5 Std. auf Auftrag 4711.”
• Die Auswertungen zeigen nicht die Rohdaten, sondern das Ergebnis der Bewertung — also was nach Abzug von Pausen, nach Rundung und unter Berücksichtigung von Tagesplan und Fehlzeiten tatsächlich gezählt hat.
• Der Monatsabschluss friert einen Monat ein. Danach sind Korrekturen gesperrt.

Rohdaten ≠ Auswertung

Wenn Sie eine Personalzeit korrigieren, ändert sich die Auswertung nicht sofort. Die Bewertung läuft nachgelagert. Ein korrigierter Tag zeigt seinen neuen Saldo erst, wenn die Tagesbewertung erneut gelaufen ist. Siehe Monatsabschluss & Bewertung.

Was Sie sehen, hängt von drei Dingen ab

Dieses Handbuch beschreibt den vollen Funktionsumfang. Ihre Oberfläche kann abweichen:

Faktor	Wirkung
Rolle	Verwaltung sieht nur die eigenen Abteilungen, Admin sieht alles. Siehe Rollen & Sichtbarkeit.
Lizenz	Ohne das Modul Auftragszeiterfassung fehlen Auftragszeiten und Auftragsauswertung. Ohne Schichtplanung fehlt die Schichtplanung.
Konfiguration	Tagespläne, Fehlzeitenschlüssel und Buchungsgründe sind mandantenspezifisch — die Auswahllisten sehen bei Ihnen anders aus.

Nächste Schritte

Anmeldung Benutzername, Mandant und was bei Problemen zu tun ist.

Mit Tabellen arbeiten Suchen, filtern, sortieren, gruppieren, exportieren — einmal lesen, gilt für jede Maske.