Personalzeiten

Verwaltung → Zeiten → Personalzeiten

Hier liegen die Rohdaten der Anwesenheit. Jede Zeile ist eine Spanne von Kommt bis Geht — so, wie sie am Terminal, in der App oder von Hand entstanden ist.

Das ist Ihr Korrekturwerkzeug: Sie sehen pro Monat, wer wann gekommen und gegangen ist, welche Zeit daraus gewertet wurde, und ob eine Buchung noch offen ist. Fehlende Buchungen tragen Sie nach, falsche korrigieren Sie — und jede Änderung wird im Verlauf protokolliert.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Personalnummer	Personalnummer der/des Mitarbeitenden.
Mitarbeiter	Nachname, Vorname.
Abteilung	Die Abteilung. Bei Mehrfachzuordnung wird nur eine angezeigt.
Start	Der gestempelte Beginn — mit Sekunden.
Start gewertet	Der Beginn, mit dem gerechnet wird — ohne Sekunden.
Ende	Das gestempelte Ende. Steht hier offen, fehlt die Geht-Buchung.
Ende gewertet	Das Ende, mit dem gerechnet wird.
Dauer gewertet	Die gewertete Dauer als HH:mm. Bei Gruppierung zusätzlich die Gruppensumme.
Buchungsgrund	Z. B. Dienstgang, Arztbesuch.
Bemerkung	Freitext.
Gerät	Womit gebucht wurde — Terminal, Web oder App.
Exportiert	Datum des Lohn-/DATEV-Exports, sonst -.

Gestempelt und gewertet sind zwei Paar Schuhe

Start/Ende sind die Rohwerte. Start gewertet/Ende gewertet sind die Werte, mit denen die Auswertung rechnet. Sie können abweichen — etwa durch Rundung oder Tagesplan-Regeln. Wenn ein Saldo Sie überrascht, schauen Sie immer auf die gewerteten Spalten.

Suchen und filtern

Das Suchfeld durchsucht Nachname, Vorname und Bemerkung — nicht die Personalnummer, nicht den Buchungsgrund und nicht das Gerät. Für diese nutzen Sie einen Spaltenfilter.

Drei Vorfilter stehen bereit:

Vorfilter	Optionen	Standard
Zeitraum	Die letzten 12 Monate	laufender Monat
Status	Aktiv, Archiviert, Ausgeblendet	Aktiv
Buchung	Offen, Abgeschlossen	keine Auswahl (= alles)

Der schnellste Weg zu vergessenen Abmeldungen

Vorfilter Buchung → Offen. Das listet alle Buchungen ohne Geht-Stempel im gewählten Monat. Genau diese Zeilen erzeugen später fehlerhafte Zeiten.

Haken Sie beide Optionen an (oder keine), filtert der Vorfilter gar nicht.

Eine Buchung anlegen oder korrigieren

1. Hinzufügen in der Kopfzeile — oder Rechtsklick auf eine Zeile → Bearbeiten.

2. Füllen Sie den Dialog aus:

   Feld	Pflicht	Hinweis
   Mitarbeiter	ja	Nur aktive Mitarbeitende stehen zur Auswahl.
   Buchungsgrund	nein	Über das ✕ wieder leerbar.
   Start	ja	Datum und Uhrzeit.
   Ende	nein	Leer lassen = offene Buchung.
   Offene Buchung	–	Checkbox neben dem Ende-Label. Gesetzt ⇒ Ende wird gesperrt.
   Bemerkung	nein	Freitext.

3. Speichern.

Diese Meldungen können erscheinen:

Meldung	Bedeutung
„Mitarbeiter*in ist erforderlich.”	Kein Mitarbeiter gewählt.
„Start ist erforderlich.”	Kein Startzeitpunkt gesetzt.
„Ende muss nach Start liegen.”	Ende liegt vor dem Start.
„Der Monat ist bereits abgeschlossen.”	Siehe Monatsabschluss.
„Kein Gerät für manuelle Buchungen vorhanden.”	Erscheint unter dem Mitarbeiter-Feld. Es existiert kein Terminal im Mandanten. Wenden Sie sich an Ihre Administration.

Speichern schneidet die Sekunden ab

Beim Speichern werden Start und Ende auf volle Minuten abgeschnitten — nicht gerundet. Eine Terminal-Buchung um 07:58:43 wird zu 07:58:00. Die Sekunden sind danach unwiederbringlich weg. Das gilt auch, wenn Sie nur die Bemerkung ändern.

Verlauf: wer hat was geändert

Jede Zeile hat links ein + („Details anzeigen”). Es klappt den Verlauf auf — die revisionssichere Änderungshistorie dieser Buchung, neueste zuerst.

Spalte	Inhalt
Datum	Wann geändert wurde.
Typ	Was geändert wurde — Start, Ende, Buchungsgrund, Status oder Neuanlage.
Funktion	Wie geändert wurde. Bei Web-Korrekturen immer Manuell.
Alt → Neu	Der alte und der neue Wert.
Durch	Wer geändert hat.
Gerät	Womit.

Grenzen des Verlaufs

Drei Dinge sollten Sie wissen:

• Bei Buchungsgrund und Status zeigt Alt → Neu die internen Nummern, nicht die Bezeichnungen — also z. B. 3 → 7 statt Dienstgang → Arztbesuch.
• Ändern Sie nur die Bemerkung, entsteht kein Verlaufseintrag.
• Steht dort „Keine Einträge.”, kann das auch bedeuten, dass der Verlauf gerade nicht geladen werden konnte. Leerer Verlauf und Ladefehler sehen identisch aus.

Löschen und Export

Löschen im Kontextmenü fragt zur Sicherheit nach. Nach der Bestätigung hängt es vom Export-Status ab, was passiert:

Zustand	Was passiert
Noch nicht exportiert (Exportiert = -)	Die Buchung wird endgültig gelöscht.
Bereits exportiert	Die Buchung wird nicht gelöscht, sondern auf Ausgeblendet gesetzt — damit die Export-Historie intakt bleibt.

„Gelöschte“ exportierte Buchungen sind nicht weg

Weil der Vorfilter Status auf Aktiv steht, verschwindet eine ausgeblendete Buchung nur aus Ihrer Liste. Über Status → Ausgeblendet finden Sie sie wieder.

Einen Weg zurück gibt es in dieser Maske allerdings nicht — die Aktion Archivierung aufheben ist hier nicht verfügbar. Wenden Sie sich an Ihre Administration.

Jede Änderung setzt den Export zurück

Sobald Sie eine Buchung speichern, wird Exportiert auf - zurückgesetzt. Die Buchung gilt damit als noch nicht exportiert und läuft im nächsten Lohn-/DATEV-Export erneut mit. Das ist gewollt — die Korrektur soll ja in die Abrechnung. Rechnen Sie aber damit, dass nachträgliche Korrekturen im Folgeexport auftauchen.

Wenn eine Korrektur nicht ankommt

Eine korrigierte Personalzeit ändert die Auswertung nicht sofort. Die Bewertung läuft nachgelagert.

Zwei Dinge folgen daraus:

1. Der Saldo des Tages stimmt erst, wenn die Tagesbewertung erneut gelaufen ist. Sie können sie in der Tagesauswertung über Berechnen anstoßen.

2. Eine gerade nachgetragene Personalzeit zählt noch nicht als Basis für den Modus Anteil Personalzeit im Auftragszeit-Dialog. Wer eine Personalzeit nachträgt und sofort danach anteilig auf einen Auftrag buchen will, sieht den Hinweis „keine gewertete Personalzeit vorhanden”. Erst berechnen, dann buchen.