Monatsabschluss & Bewertung

Zwei Mechanismen bestimmen, was Sie in den Auswertungen sehen und was Sie noch ändern dürfen. Wer sie kennt, versteht fast jede Überraschung im System.

Bewertung: warum Korrekturen nicht sofort wirken

Die Zahlen in den Auswertungen sind nicht die Rohdaten. Zwischen beiden liegt die Bewertung — sie zieht Pausen ab, rundet, wendet Tagesplan-Regeln an und verrechnet Fehlzeiten.

flowchart LR
  P["Personalzeit<br/>08:00–17:00"] --> B{{"Bewertung"}}
  F["Fehlzeit<br/>Tagesplan"] --> B
  B --> TE["Tagesergebnis<br/>Soll · Ist · Gleitzeit"]
  TE --> ME["Monatsergebnis<br/>Konten · Urlaub"]

Nach jeder Korrektur: Berechnen

Korrigieren Sie eine Personalzeit, ändert sich die Auswertung nicht von selbst. Der Saldo stimmt erst nach einer Neubewertung.

Sie stoßen sie an über Berechnen in der Tagesauswertung (diese Person), Monatsauswertung (diese Person, ganzer Monat) oder Mitarbeiter Auswertung (alle Personen).

Tagesergebnis

Pro Tag gilt im Kern:

Gleitzeit = Istzeit − Sollzeit

Die Istzeit ist bereits um den Pausenabzug reduziert. Was übrig bleibt, also Anwesenheit ohne Wertung, steht als Nicht Gewertet daneben.

Monatsergebnis

Beim Berechnen eines Monats passiert der Reihe nach:

1. Alles wird auf null gesetzt.

2. Konten und Urlaub werden aus dem Vormonat übernommen — sie sind kumulativ. Soll, Ist und Gleitzeit starten dagegen bei null.

3. Die Tagesergebnisse werden aufsummiert.

4. Automatikbuchungen werden erzeugt: Gleitzeit auf das konfigurierte Zielkonto, Fehlzeiten auf ihre Konten.

5. Ihre manuellen Umbuchungen werden angewendet.

6. Schwellenwerte greifen: Übersteigt ein Konto seinen Grenzwert, wandert der Überhang automatisch weiter.

7. Im konfigurierten Jahresurlaubs-Monat kommt der Jahresurlaub hinzu.

Automatikbuchungen sind flüchtig, Ihre Buchungen nicht

Jedes Berechnen löscht alle Automatikbuchungen und erzeugt sie neu. Ihre manuellen Umbuchungen (im Drilldown an Pos. ≥ 1 erkennbar) überleben.

Deshalb lassen sich Automatikbuchungen gar nicht erst löschen — sie kämen sofort zurück.

Monatsabschluss: das Einfrieren

Der Abschluss friert einen Monat ein. Er ist die Grenze zwischen „noch korrigierbar” und „Geschichte”.

Die Reihenfolge ist strikt

Nur lückenlos, nur vorwärts

Sie können nur den direkten Folgemonat des letzten Abschlusses schließen — kein Überspringen.

Ebenso: Berechnen funktioniert nur für Monate echt nach dem letzten Abschluss. Nicht nur der geschlossene Monat ist gesperrt, sondern alle davor.

Was nach dem Abschluss noch geht

Aktion	Offener Monat	Letzter geschlossener Monat	Ältere Monate
Personalzeit anlegen/ändern/löschen	✅	❌	❌
Auftragszeit anlegen/ändern/löschen	✅	❌	❌
Monat Berechnen	✅	❌	❌
Umbuchen / Korrektur	✅	❌	❌
Nachkorrektur	❌	✅	❌
Mehrarbeitsfreigabe	✅	❌	❌
Fehlzeit anlegen/ändern/löschen	✅	⚠️	⚠️

Der Versuch, eine gesperrte Zeit zu ändern, endet mit der Meldung „Der Monat ist bereits abgeschlossen.” am Feld Start.

Fehlzeiten sind die Ausnahme — und das ist eine Lücke

Fehlzeiten und Anträge prüfen den Monatsabschluss nicht. Sie lassen sich auch in geschlossenen Monaten anlegen und löschen.

Das eingefrorene Monatsergebnis ändert sich dadurch nicht mehr — der Urlaubsstand kann aber auseinanderlaufen, weil er ab dem letzten Abschluss neu aufgerechnet wird. Behandeln Sie geschlossene Monate deshalb auch bei Fehlzeiten als tabu.

Nachkorrektur

Für den letzten geschlossenen Monat bleibt ein Weg offen: die Nachkorrektur in der Mitarbeiter Auswertung. Sie schreibt Kontostände direkt ins Monatsergebnis, ohne Neuberechnung.

Ältere Monate bieten kein Kontextmenü mehr — sie sind endgültig.

Aufheben

Ein Abschluss lässt sich zurücknehmen unter Stammdaten → Abrechnung → Monatsabschluss → Kontextmenü → Aufheben.

Achtung

Das Aufheben macht die Sperre rückgängig, nicht die eingefrorenen Zahlen. Rechnen Sie den Monat danach neu, sonst arbeiten Sie mit den alten Werten weiter.

Zwei Nebenwirkungen, die überraschen

Nach dem Abschluss sehen Sie mehr Personen

Im offenen Monat listet die Auswertung nur sichtbare Mitarbeitende. Im abgeschlossenen Monat erscheinen alle — auch ausgetretene und ausgeblendete.

Beim Abgleich „warum sind das plötzlich mehr Zeilen?” ist das die Erklärung.

Der Abschluss stößt Berichte und Benachrichtigungen an

Mit dem Abschluss werden automatisch ein Berichtslauf und eine Benachrichtigung ausgelöst. Schließen Sie einen Monat also nicht „mal eben zum Ausprobieren”.