Fehlzeiten

Verwaltung → Planung → Fehlzeiten

Die Maske hat drei Reiter:

Reiter	Zweck
Kalender	Monatsraster aller Mitarbeitenden. Fehlzeiten eintragen, verschieben, genehmigen.
Anträge	Liste der Fehlzeitenanträge. Genehmigen und ablehnen.
Fehlerhafte Zeiten	Alle erkannten Probleme mit Zeiten — und der Weg zur Behebung.

Wer darf genehmigen?

Die Rolle „Verwaltung“ allein reicht nicht

Genehmigen und ablehnen dürfen nur:

• Benutzer mit der Rolle Admin, oder
• die Abteilungsleitung genau dieser Person — also jemand, der in einer Abteilung der/des Mitarbeitenden als Leitung eingetragen ist.

Die Oberfläche zeigt Annehmen und Ablehnen allerdings jedem Verwaltungsbenutzer an. Drückt jemand ohne die nötige Berechtigung darauf, passiert im Reiter Anträge schlicht nichts — keine Fehlermeldung, der Antrag bleibt auf Beantragt stehen.

Wenn ein Antrag sich „nicht genehmigen lässt”: Sie sind sehr wahrscheinlich nicht als Leitung der betreffenden Abteilung hinterlegt. Der Reiter Kalender zeigt in dem Fall immerhin eine Fehlermeldung.

Kalender

Eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte pro Tag. Farbige Balken sind Fehlzeiten.

Kopfzeile: Filter Abteilung, Suchfeld, Monatswähler, Hinzufügen. Links pro Zeile: Mitarbeiter, verfügbarer Urlaub und Abteilung.

Wer ist wann weg — Abteilungsfilter, Suche, Monatswechsel und Drucken der gefilterten Ansicht.

Die Farben und Markierungen

Die Balkenfarbe kommt aus dem jeweiligen Fehlzeitenschlüssel und ist frei konfigurierbar (Stammdaten → Fehlzeiten → Fehlzeitenschlüssel → Farbe). Es gibt also keine feste Bedeutung von „grün” oder „rot” — die legt Ihr Mandant fest.

Markierung	Bedeutung
Roter pulsierender Punkt	Beantragt — wartet auf Genehmigung.
Ausgegraut, blass	Automatisch generiert — von einer Fehlzeitenregel erzeugt.
Roter Rahmen	Der Eintrag, auf den Sie gerade verlinkt wurden.

Arbeiten im Kalender

Der Rechtsklick ist hier das Hauptwerkzeug. Was im Menü steht, hängt vom Balken ab:

Rechtsklick auf	Einträge
Leere Fläche	Hinzufügen
Beantragte Fehlzeit	Akzeptieren, Ablehnen, Löschen
Generierte, aktive Fehlzeit	Deaktivieren
Generierte, deaktivierte Fehlzeit	Aktivieren
Alle übrigen	Löschen

Ziehen über leere Zellen wählt einen Bereich aus Personen × Tagen. Hinzufügen übernimmt die Auswahl dann direkt in den Dialog. Am Rand eines vorhandenen Balkens ziehen verschiebt bzw. verlängert ihn — dann erscheinen oben Speichern und Abbrechen.

Markieren durch Ziehen, Auswahlleiste, Anlegen-Dialog — der komplette Weg in einer Minute.

Die Antragsleiste

Rechts im Kalender steht die Leiste Urlaubsanträge. Der Knopf Anträge in der Kopfzeile blendet sie ein und aus; die rote Zahl daneben erscheint nur, wenn wirklich etwas offen ist.

Ein Klick auf eine Antragskarte markiert die beantragten Tage im Raster — so sehen Sie sofort, worüber Sie entscheiden. Akzeptieren macht daraus eine echte Fehlzeit, der gestrichelte Balken wird gefüllt. Entschiedene Anträge rutschen in der Leiste nach unten unter Bearbeitet und tragen dort ihren Status.

Anträge stehen im Monat der Abwesenheit

Die Leiste zeigt die Anträge des angezeigten Monats — maßgeblich ist der Zeitraum der Abwesenheit, nicht wann der Antrag gestellt wurde. Ein im Juli für August gestellter Urlaub taucht im August auf.

Antrag anklicken markiert die Tage, Akzeptieren macht daraus eine Fehlzeit.

Generierte Fehlzeiten lassen sich nicht ziehen und nicht löschen

Was eine Fehlzeitenregel erzeugt hat, können Sie nur Deaktivieren — nicht verschieben und nicht löschen. Deaktivieren ist technisch dasselbe wie Ablehnen.

Wollen Sie generierte Fehlzeiten dauerhaft loswerden, ändern Sie die Regel unter Stammdaten → Fehlzeiten → Fehlzeitenregeln.

Abgelehnte Fehlzeiten verschwinden aus dem Kalender

Ein abgelehnter Antrag ist im Kalender nicht mehr sichtbar — er wird ausgeblendet. Nur abgelehnte generierte Fehlzeiten bleiben als „deaktiviert” stehen.

Wenn ein Urlaub nach dem Ablehnen „weg” ist: Das ist so gewollt. Im Reiter Anträge finden Sie ihn über den Vorfilter Abgelehnt wieder.

Eine Fehlzeit eintragen

Hinzufügen öffnet den Antragsassistenten:

Feld	Pflicht
Urlaubsart	ja — die Fehlzeitenart.
Start / Ende	ja
Mitarbeiter	ja, mindestens eine Person.

Der Dialog heißt „Fehlzeitenantrag“, erzeugt aber keinen Antrag

Was Sie hier anlegen, ist sofort wirksam — ohne Genehmigung, ohne roten Punkt. Der Titel ist irreführend. Echte Anträge entstehen nur, wenn Mitarbeitende sie selbst stellen.

Nur gemeinsame Arbeitstage

Es werden nur Fehlzeiten an Tagen angelegt, an denen alle ausgewählten Personen arbeiten. Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen Wochenplänen, kann die Schnittmenge leer sein — dann bleibt Erstellen gesperrt. Legen Sie die Fehlzeiten in dem Fall getrennt an.

Anträge

Die Liste aller Fehlzeitenanträge.

Spalte	Bedeutung
Mitarbeiter	Wer beantragt hat.
Von - Bis	Der Zeitraum.
Tage	Anzahl Tage.
Fehlzeit	Die Art.
Bemerkung	Die Notiz an die Vorgesetzten.
Genehmiger	Wer genehmigt hat.
Angelegt	Wann gestellt.

Der Vorfilter Status steht auf Beantragt — also auf dem, was Ihre Aufmerksamkeit braucht. Weitere Optionen: Abgelehnt, TeilweiseAkzeptiert, Akzeptiert.

Kontextmenü: Annehmen, Ablehnen, Details (springt in den Kalender und markiert den Eintrag rot).

Nur das laufende Kalenderjahr

Dieser Reiter zeigt ausschließlich Anträge des aktuellen Jahres, und es gibt keinen Jahreswähler. Ein im Dezember gestellter Antrag für den Januar erscheint noch — die Anträge des Folgejahres sehen Sie aber erst, wenn das Jahr gewechselt hat.

Zweistufige Genehmigung

Ist in Ihrem Mandanten das Stufenverfahren aktiv, braucht ein Antrag zwei verschiedene Genehmigende.

Nach der ersten Genehmigung passiert scheinbar nichts: Der Antrag bleibt auf Beantragt, nur die Spalte Genehmiger füllt sich. Das ist korrekt — es fehlt die zweite Unterschrift. Dieselbe Person ein zweites Mal klicken zu lassen, hilft nicht.

Ablehnen funktioniert immer einstufig: Eine Person allein kann ablehnen.

Hinzufügen legt einen Antrag für SIE an

Der Knopf Hinzufügen in diesem Reiter öffnet den Antrag für den angemeldeten Benutzer — nicht für eine ausgewählte Person. Um eine Fehlzeit für jemand anderen einzutragen, nutzen Sie den Reiter Kalender.

Fehlerhafte Zeiten

Diese Liste ist Ihre tägliche Arbeitsliste: alles, was das System an Zeiten beanstandet.

Spalte	Bedeutung
Personalnummer, Mitarbeiter, Abteilung	Wen es betrifft.
Beschreibung	Was das Problem ist.
Datum	Welcher Tag.
Minuten	Wie groß die Abweichung ist.
Klasse	Die Art des Problems.

Die Klasse sagt Ihnen, was zu tun ist:

Klasse	Bedeutung	Behebung
PZE	Offene oder fehlende Personalzeiten, oder Soll > Ist.	Personalzeit nachtragen oder Fehlzeit eintragen.
AZE	Zu wenig Anwesenheit auf Aufträge verteilt.	Auftragszeiten nachbuchen.
Mehrarbeit	Nicht gewertete Zeit über der Schwelle.	Mehrarbeitsfreigabe setzen — falls gewollt.

Das + klappt die Details des Tages auf: gewertete und nicht gewertete Personalzeiten, Auftragszeiten, und ein Knopf Tagesauswertung öffnen.

Kontextmenü: Personalzeit → Hinzufügen, Personalzeit → Mehrarbeitsfreigabe, Fehlzeit → Hinzufügen, Sonstiges → Tagesauswertung öffnen.

Nach dem Beheben verschwindet die Zeile sofort — die Liste lädt automatisch neu.

Der heutige Tag wird nie geprüft

Die Liste geht nur bis gestern. Heutige Buchungen sind in der Regel noch unvollständig — jemand ist ja noch da. Wundern Sie sich also nicht über das Fehlen des aktuellen Tages.

Geprüft wird der Zeitraum ab dem Monat nach dem letzten Monatsabschluss. Ältere Fehler tauchen hier nicht mehr auf.

Urlaubskonto verstehen

Der Wert Verf. Urlaub im Kalender wird so ermittelt:

1. Ausgangspunkt ist der Jahresurlaub aus den Mitarbeiter-Stammdaten.

2. Existiert ein abgeschlossener Monat, wird stattdessen der dort eingefrorene Urlaubsstand genommen.

3. Davon abgezogen werden alle Fehlzeiten nach diesem Monat, deren Fehlzeitenschlüssel auf das Urlaubskonto wirkt — ganze Tage oder halbe, je nach Ausgleichsart des Schlüssels.

4. Manuelle Korrekturen (Umbuchungen auf das Urlaubskonto) kommen hinzu.

5. Ist ein Jahresurlaubs-Monat konfiguriert und überschritten, kommt der Jahresurlaub erneut hinzu.

Beantragter Urlaub ist schon abgezogen

Ein Antrag reduziert Verf. Urlaub bereits im Zustand Beantragt — also bevor er genehmigt ist. Nur abgelehnte Fehlzeiten zählen nicht.

Der angezeigte Wert ist damit „Resturlaub, wenn alles Beantragte genehmigt wird” — nicht „heute frei verfügbar”.

Der Wert hängt am letzten Abschluss

Verf. Urlaub ist auf den letzten abgeschlossenen Monat verankert, nicht auf heute. Läuft der Monatsabschluss bei Ihnen selten, ist der Wert der rohe Jahresanspruch minus der seither erfassten Fehlzeiten.

Fehlzeiten kennen keine Monatssperre

Anders als Personalzeiten und Auftragszeiten prüfen Fehlzeiten und Anträge nicht, ob der Monat abgeschlossen ist. Sie lassen sich auch in einem geschlossenen Monat anlegen, verschieben und löschen.

Das eingefrorene Monatsergebnis ändert sich dadurch nicht — der Urlaubsstand kann aber auseinanderlaufen. Behandeln Sie geschlossene Monate auch hier als tabu.