Auftragszeiten

Verwaltung → Zeiten → Auftragszeiten

Lizenzpflichtig

Diese Maske gehört zum Modul Auftragszeiterfassung. Ohne dieses Modul erscheint der Menüeintrag nicht.

Während die Personalzeit sagt „Frau Müller war von 8 bis 17 Uhr im Haus”, sagt die Auftragszeit „davon 3,5 Stunden auf Auftrag 4711”.

Das ist die Datenbasis für Projektnachkalkulation und Kundenabrechnung. Auftragszeiten liegen fachlich innerhalb der Anwesenheit — sie ersetzen sie nicht.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Personalnummer	Personalnummer der/des Mitarbeitenden.
Mitarbeiter	Nachname, Vorname.
Abteilung	Die Abteilung.
Auftragsnummer	Die Nummer aus den Auftragsstammdaten.
Auftrag	Die Bezeichnung. Wird nach zwei Zeilen abgeschnitten.
Auftrag 2	Die zweite Bezeichnungszeile.
Start	Beginn der Auftragsbuchung.
Ende	Ende. Steht hier offen, fehlt der Abschluss.
Dauer	Dauer als HH:mm. Bei Gruppierung zusätzlich die Gruppensumme.
Bemerkung	Freitext.
Exportiert	Datum des Exports, sonst -.

Stunden pro Auftrag in 10 Sekunden

Gruppieren Sie nach Auftrag. Die Spalte Dauer zeigt dann je Gruppe die Summe. Für eine belastbare Auswertung nutzen Sie aber besser die Auftragsauswertung oder die Auftragsübersicht als PDF.

Suchen und filtern

Die Suche ist hier breiter als bei den Personalzeiten — sie durchsucht Nachname, Vorname, Auftragsnummer, Auftragsbezeichnung und Bemerkung.

Vorfilter	Optionen	Standard
Zeitraum	Die letzten 12 Monate	laufender Monat
Status	Aktiv, Archiviert, Ausgeblendet	Aktiv

Einen Vorfilter Buchung gibt es hier nicht. Offene Auftragszeiten finden Sie über einen Spaltenfilter auf Ende mit dem Operator ist leer.

Eine Auftragszeit erfassen

1. Hinzufügen — oder Rechtsklick auf eine Zeile → Bearbeiten.

2. Wählen Sie Mitarbeiter*in und Auftrag.

   Der Auftrag wird über einen Picker mit Suchfeld gewählt. Häufig genutzte Aufträge markieren Sie über den Stern als Favorit — Favoriten stehen künftig oben. Das Uhr-Symbol zeigt die zuletzt verwendeten Aufträge.

3. Setzen Sie Start (Datum + Uhrzeit).

4. Legen Sie das Ende fest — dafür gibt es drei Wege.

5. Speichern.

Ende festlegen über

Der Umschalter Ende festlegen über bietet drei Modi. Sie führen zum selben Ergebnis — nehmen Sie den, der zu Ihrer Informationslage passt. Beim Wechsel wird der aktuelle Wert übernommen, Sie verlieren also nichts.

Modus	Wann sinnvoll	Anzeige
Endzeitpunkt	Sie wissen, wann die Arbeit endete.	Berechnete Dauer, z. B. 3:30 h · 3,50 h
Dauer	Sie wissen, wie lange gearbeitet wurde.	Berechnetes Ende
Anteil Personalzeit	Sie wissen nur „etwa die Hälfte des Tages”.	Dauer · Ende und verbleibend

Im Modus Dauer geben Sie Std und Min getrennt ein — Min ist auf 0–59 begrenzt.

Im Modus Anteil Personalzeit ist die Basis die gewertete Personalzeit dieses Tages. Sie setzen einen Prozentwert (Feld oder Schieberegler in 5er-Schritten) und sehen sofort, wie viel des Tages noch verbleibend ist — negativ und rot, wenn Sie überbuchen.

„Keine gewertete Personalzeit vorhanden“

Erscheint im Anteil-Modus dieser bernsteinfarbene Hinweis, gibt es für den Tag noch keine gewertete Personalzeit. Das passiert vor allem, wenn Sie die Personalzeit gerade erst nachgetragen haben — die Bewertung läuft nachgelagert.

Einen Rückfall auf die Sollzeit gibt es bewusst nicht. Nutzen Sie Endzeitpunkt oder Dauer, oder stoßen Sie zuerst in der Tagesauswertung Berechnen an.

Diese Hinweise prüft der Dialog direkt:

Meldung	Bedeutung
„Das Ende liegt vor dem Start.”	Endzeitpunkt korrigieren.
„Start und Ende sind identisch — die Dauer beträgt 0.”	Dauer wäre null.
„Die Dauer muss größer als 0 sein.”	Im Dauer-Modus.
„Bitte einen Anteil größer als 0 % wählen.”	Im Anteil-Modus.
„Der Monat ist bereits abgeschlossen.”	Siehe Monatsabschluss.

Speichern bleibt gesperrt, solange die Dauer nicht größer als 0 ist.

Offene Auftragszeiten schließt der Dialog

Anders als bei Personalzeiten können Sie hier keine offene Auftragszeit anlegen. Öffnen Sie eine offene Auftragszeit zum Bearbeiten, schlägt der Dialog automatisch einen konkreten Endzeitpunkt vor — und speichert ihn. Eine bewusst offene Auftragszeit lässt sich über diese Maske nicht erhalten.

Berichte zum Auftrag

Das Kontextmenü einer Zeile bietet zwei zusätzliche Einträge:

Eintrag	Ergebnis
Auftragsübersicht (Monat)	PDF für den Auftrag der Zeile, für den Monat des Start-Datums dieser Zeile — nicht für den gefilterten Zeitraum.
Auftragsübersicht (gesamt)	PDF über die gesamte Laufzeit des Auftrags.

Das PDF wird erzeugt und heruntergeladen; eine Meldung bestätigt den Dateinamen. Ist für die Auswahl nichts vorhanden, erscheint „Für die Auswahl wurden keine Daten gefunden.”

Tipp

Der Monat des Berichts kommt aus der angeklickten Zeile, nicht aus dem Vorfilter. Wollen Sie den Bericht für Mai, klicken Sie eine Mai-Zeile an.

Löschen und Export

Es gelten dieselben Regeln wie bei den Personalzeiten:

• Löschen fragt zur Sicherheit nach; nach der Bestätigung ist der Vorgang endgültig.
• Noch nicht exportiert ⇒ endgültig gelöscht. Bereits exportiert ⇒ nur auf Ausgeblendet gesetzt.
• Jede Änderung setzt Exportiert zurück; die Zeile läuft im nächsten Export erneut mit.
• Mehrere Zeilen auf einmal löschen Sie über die Auswahlkästchen — siehe Zeilen bearbeiten.